O eSocial foi implementado no Brasil no início de 2018. Algumas empresas já repassam suas informações por meio do sistema. Entretanto, um 3º grupo atenderá à exigência somente a partir de janeiro de 2019. Será que ele está preparado para cumprir a lei e contribuir para o compliance jurídico?
Para isso, as empresas devem, de início, saber exatamente o que é o eSocial. Em seguida, verificar as informações que devem ser repassadas pelo sistema. Isso tudo sem deixar de ter em mente a importância dele no compliance empresarial. Confira!
O eSocial é o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Ele foi criado com o fim de unificar a prestação das informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias pelos empregadores. Quando foi lançado, o governo previu que o sistema seria utilizado por mais de 8 milhões de empresas e 40 milhões de trabalhadores. Dentre os empregadores, também se incluem os domésticos.
Sem o eSocial, as obrigações acessórias eram repassadas de forma distinta. Diversos órgãos federais, como Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), Ministério da Previdência (MPS), Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB), Caixa Econômica Federal (CEF) e Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) recebiam as informações. Ocorria, inclusive, de alguns receberem os mesmos dados em momentos e formas diversas.
Agora, os empregadores repassam as informações cadastrais somente ao sistema. O grupo que passará a enviá-las em janeiro de 2019 é composto por optantes do Simples Nacional, Entidades sem Fins Lucrativos e pessoas físicas. No caso do contribuinte pessoa física, ela deverá utilizar o CAEPF (Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física).
O cumprimento das obrigações acessórias pelos empregadores é fundamental para evitar autuações. Isso envolve repassar as informações corretas.
Algumas delas estão relacionadas ao contrato de trabalho, como:
Tipo de contrato (determinado ou indeterminado);
Data de admissão e de dispensa, assim como motivo da rescisão;
Cargo e jornada de trabalho;
Salário e periodicidade de pagamento (hora, dia, semana, quinzena ou mês);
Ocorrência de férias, afastamento, acidente (com formulário da CAT) ou doença de trabalho;
Data de aposentadoria, se for o caso.
Outras informações são substituídas com o envio dos dados ao eSocial. São elas:
GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social);
RAIS (Relação Anual de Informações Sociais);
CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados);
PPP (Perfil Profissiográfico Previdenciário);
LRE (Livro de Registro de Empregados).
Perceba que o eSocial não trouxe novas obrigações. Todos esses dados já eram registrados por meio de diversas obrigações acessórias. Ainda assim, o empresário deve se atentar a outros pontos importantes no envio das informações, como forma e prazo de envio. Ou seja, deve adotar uma cultura de envio de informação adequada. Isso porque o sistema se fará as vezes de um auditor eletrônico do cumprimento da legislação trabalhista.
A partir do momento que o envio é correto, o empresário contribui para a compliance jurídico.
Milhares de empresas foram atingidas pela implementação do eSocial. Uma pesquisa realizada em 2017 pela Consultoria EY (antiga Ernst Young) trouxe dados preocupantes que ameaçam o compliance jurídico. Foram 368 companhias com faturamento superior a R$78 milhões ao ano entrevistadas. Delas, 48% não têm avaliação sobre as mudanças que deveriam ser realizadas para a adoção do eSocial. Mais da metade (54%) não revisou o cadastro de empregados.
Considerando a fiscalização pelos órgãos do governo, isso significa um grande risco de autuação. Em suma, empresas despreparadas serão negativamente impactadas pelo eSocial. Isso devido à ausência de um compliance jurídico para adequação às normas trabalhistas, previdenciárias e tributárias.
O compliance jurídico é a forma de garantir a segurança necessária para a empresa. O preenchimento das informações por meio digital no eSocial deve obedecer às regras impostas. O auxílio de advogados especializados em Direito Empresarial e nas demais áreas que o sistema engloba é fundamental para evitar erros no cumprimento das obrigações.
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